Conditions Générales de Vente

Article 1 - Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent les relations contractuelles entre :

• Le prestataire : Sébastien Rogister, exerçant sous la dénomination commerciale "Mammouth" / "Mammouth Vet", dont le siège est situé Voie des Ardennais 24, 4877 Olne, Belgique.
• Le client : Tout professionnel vétérinaire (personne physique ou morale) souscrivant un abonnement au logiciel Mammouth dans le cadre de son activité professionnelle.

Toute souscription à nos services implique l'acceptation sans réserve des présentes CGV. Les présentes conditions s'appliquent à l'exclusion de toute autre condition, notamment celles du client.

Article 2 - Description du service

Mammouth est un logiciel de gestion vétérinaire proposé en mode SaaS (Software as a Service), accessible via navigateur web. Le service comprend :

• Gestion des dossiers patients et propriétaires
• Agenda et prise de rendez-vous
• Facturation et comptabilité
• Gestion de stock avec traçabilité FIFO
• Facturation électronique Peppol (en option)
• Mises à jour incluses (corrections, améliorations de performance et évolutions des fonctionnalités existantes). Les modules ou services entièrement nouveaux pourront être proposés en option payante
• Support technique par email, téléphone et WhatsApp (lun-ven 9h-17h)

Le Prestataire se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du logiciel, y compris de remplacer ou retirer certaines fonctions, sous réserve d'en informer les clients avec un préavis raisonnable de 30 jours.

Article 3 - Prix et modalités de paiement

3.1 Tarifs

TVA non applicable, article 56bis du Code de la TVA. Les prix affichés sont nets : le montant indiqué est le montant final à payer.

Formule	Prix	Cycle de facturation
Abonnement mensuel (par véto)	86 €/mois net	Facturation mensuelle — sans engagement
Abonnement annuel (par véto)	780 €/an net Offre de lancement jusqu'au 31/12/2026 — tarif standard : 900 €/an	Facturation annuelle à la date anniversaire

3.2 Options supplémentaires

Option	Prix	Facturation
Pack Peppol — 600 envois/mois	6 €/mois	Mensuelle
Pack Peppol — 1200 envois/mois	11 €/mois	Mensuelle
Prise de rendez-vous en ligne — site vitrine inclus	20 €/mois	Mensuelle
Prise de rendez-vous en ligne sur le site web existant du client	20 €/mois	Mensuelle
Site vitrine seul, sans prise de rendez-vous en ligne	Sur devis	Selon devis
Crédits SMS 100 — rappels vaccins & RDV	15 €	Prépayé (paiement unique)
Crédits SMS 500 — rappels vaccins & RDV	65 €	Prépayé (paiement unique)
Crédits SMS 1 000 — rappels vaccins & RDV	125 €	Prépayé (paiement unique)
Crédits SMS 1 500 — rappels vaccins & RDV	180 €	Prépayé (paiement unique)
Assistant IA vétérinaire — aide au diagnostic	à partir de 50 €	Crédit prépayé (recharge)

Les crédits SMS n'ont pas de date d'expiration : ils restent utilisables tant que le compte client est actif. Les crédits IA sont valables 12 mois à compter de la date d'achat. Les crédits non utilisés en cas de résiliation de l'abonnement ne sont pas remboursables.

Décompte des crédits SMS

• Un message de 160 caractères maximum consomme 1 crédit. Au-delà, un crédit supplémentaire est décompté par tranche de 160 caractères entamée.
• L'usage de caractères non pris en charge par l'alphabet standard des SMS — notamment les accents circonflexes et trémas (ê, î, ô, û, ë, ï) et les emojis — abaisse cette limite à 70 caractères par crédit. Les caractères é, è, à, ù et ç n'ont pas cet effet.
• Le décompte est effectué par l'opérateur technique et fait foi. Le solde restant est consultable à tout moment dans le logiciel.
• Les crédits sont non remboursables, non convertibles en numéraire et non transférables vers un autre cabinet ou une autre installation.

Acheminement des SMS

• L'acheminement repose sur les réseaux des opérateurs de téléphonie. Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens et non de résultat : la remise effective d'un message ne peut être garantie (numéro invalide, terminal éteint, hors couverture, refus de l'opérateur, destinataire à l'étranger).
• Un crédit consommé n'est pas restitué lorsque le message a été transmis à l'opérateur mais n'a pas pu être remis.
• Les SMS sont envoyés sous un nom d'expéditeur (3 à 11 caractères) correspondant au nom du cabinet. Les destinataires ne peuvent pas répondre à ces messages.
• Lorsque le solde atteint zéro, les envois s'interrompent automatiquement. Un message s'affiche alors dans le logiciel, mais il appartient au Client de veiller lui-même à disposer d'un solde suffisant. Le Prestataire ne peut être tenu responsable d'un rappel non envoyé pour cause de solde épuisé.

Usage autorisé des SMS

Les crédits SMS sont fournis pour un usage médical et de service exclusivement. Le Client s'engage à ne les utiliser que pour adresser à ses propres clients des rappels de vaccination, des rappels et confirmations de rendez-vous et des informations de suivi médical.

Le Client s'interdit en conséquence :

• tout message à caractère publicitaire ou promotionnel (offres commerciales, remises, promotions de produits), qui relèverait de l'article XII.13 du Code de droit économique et supposerait le consentement préalable du destinataire ;
• tout envoi à des personnes qui ne sont pas ses propres clients, notamment à partir de fichiers acquis auprès de tiers ;
• tout usage des crédits pour le compte d'un tiers ;
• la poursuite des envois à un propriétaire ayant demandé à ne plus être contacté, conformément à son droit d'opposition (article 21 du RGPD).

Ces stipulations constituent les instructions documentées du Client au sens de l'article 28 du RGPD. Le Client est seul responsable du contenu des messages émis depuis son compte et de la licéité de leur envoi. Il garantit le Prestataire contre toute réclamation, action, sanction administrative ou condamnation émanant d'un tiers ou d'une autorité de contrôle et résultant d'un usage non conforme au présent article, et lui remboursera les sommes exposées à ce titre, en ce compris les frais de défense.

Le Prestataire se réserve le droit de suspendre sans délai l'envoi de SMS depuis le compte d'un Client en cas d'usage manifestement non conforme au présent article ou de réclamation de l'opérateur technique, afin de préserver la continuité du service des autres clients. Cette suspension ne concerne que la fonction d'envoi de SMS, le reste du logiciel demeurant accessible, et ne donne pas lieu au remboursement des crédits.

3.3 Offre Jeunes Diplômés

3.4 Facturation

La facture est émise au début de chaque période de facturation (mensuelle ou annuelle selon la formule choisie).

3.5 Moyens de paiement

Le paiement s'effectue par :

• Virement bancaire SEPA (moyen principal)
• Prélèvement SEPA (domiciliation) - sur demande

3.6 Activation du service

L'accès au logiciel est activé :

• Nouvelle souscription : dans les 24h ouvrées suivant la réception du paiement de la première facture
• Renouvellement : automatique si le paiement est reçu avant l'échéance

En cas de non-réception du paiement à l'échéance, la procédure de rappel décrite à l'Article 6 s'applique.

Les paiements sont dus dans un délai de 15 jours (abonnement mensuel) ou 30 jours (abonnement annuel) à compter de la date de facturation.

3.7 Migration des données depuis un autre logiciel

Article 4 - Durée et renouvellement

4.1 Abonnement mensuel

4.2 Abonnement annuel

Article 5 - Résiliation

5.1 Abonnement mensuel

• Résiliable à tout moment par email à contact@mammouthvet.be
• La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours
• Aucune pénalité ni frais de résiliation
• Accès maintenu jusqu'à la fin de la période payée

5.2 Abonnement annuel

• Résiliable à tout moment avec effet à la date anniversaire
• La demande de résiliation doit être effectuée au moins 30 jours avant la date de renouvellement
• Aucun remboursement prorata temporis pour la période restante
• Accès maintenu jusqu'à la fin de la période annuelle payée

5.3 Effets de la résiliation

À la fin de l'abonnement :

• L'accès au logiciel est désactivé
• Vos données restent disponibles pour export pendant 90 jours
• Passé ce délai, les données sont supprimées conformément au RGPD

Article 5bis - Garantie satisfaction

Article 6 - Retard de paiement et impayés

6.1 Procédure de rappel

En cas de non-paiement à l'échéance, la procédure suivante est appliquée :

Délai	Action
J+3	Premier rappel par email ou par courrier
J+10	Deuxième rappel + avertissement de suspension imminente
J+15	Suspension de l'accès (mode lecture seule : consultation des données sans possibilité d'encodage ou de facturation)
J+30	Mise en demeure formelle par email ou par courrier recommandé
J+60	Résiliation de l'abonnement et notification de suppression des données sous 90 jours

6.2 Suspension de l'accès

La suspension est levée dès réception du paiement intégral des sommes dues.

6.3 Pénalités de retard (B2B)

Conformément à la loi belge sur les retards de paiement dans les transactions commerciales, en cas de non-paiement à l'échéance :

• Intérêts de retard : Taux d'intérêt légal applicable aux transactions commerciales en Belgique, calculé de plein droit et sans mise en demeure préalable
• Indemnité forfaitaire : 40€ pour frais de recouvrement (Article 6 de la loi du 2 août 2002)
• Frais de recouvrement réels : En cas de recouvrement judiciaire ou via un tiers, les frais raisonnablement engagés sont à charge du client débiteur

6.4 Conservation et récupération des données après résiliation pour impayé

6.5 Réactivation après impayé

La réactivation du compte est possible à tout moment pendant la période de conservation (90 jours), sous réserve du paiement intégral :

• Des factures impayées
• Des intérêts de retard
• De l'indemnité forfaitaire de 40€
• Des éventuels frais de recouvrement engagés

La réactivation est effective sous 24h ouvrées après réception du paiement complet.

Article 7 - Modification des tarifs

Article 8 - Obligations du prestataire

Mammouth Vet s'engage à :

• Fournir un accès au logiciel 24h/24, 7j/7 (hors maintenance planifiée)
• Viser une disponibilité de 99,5% sur base annuelle
• Effectuer des sauvegardes quotidiennes des données
• Fournir un espace de stockage de 1 To inclus par cabinet. Au-delà, un supplément pourra être facturé sur devis
• Informer les clients des maintenances planifiées avec un préavis raisonnable
• Fournir un support technique par email, téléphone et WhatsApp (lun-ven 9h-17h) dans les meilleurs délais, généralement sous 48h ouvrées. Le support couvre l'assistance à l'utilisation du logiciel et la résolution de dysfonctionnements. Les demandes d'accompagnement avancé ou de conseil métier relèvent de la formation complémentaire
• Maintenir la confidentialité des données conformément au RGPD
• Fournir une formation initiale incluse dans l'abonnement (jusqu'à 2 heures). Toute formation complémentaire au-delà est facturée 50 €/h (par vidéoconférence). En cas de déplacement sur site, des frais de déplacement s'appliquent en supplément

Article 9 - Obligations du client

Le client s'engage à :

• Déclarer comme « vétérinaire » toute personne habilitée à réaliser des actes vétérinaires ou à signer des ordonnances dans le logiciel. En cas de doute, le nombre de vétérinaires déclarés pourra être vérifié d'un commun accord entre les parties
• Fournir des informations exactes lors de l'inscription
• Maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion
• Utiliser le service conformément à sa destination professionnelle
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité
• Respecter la législation applicable à son activité vétérinaire
• Payer les factures dans les délais convenus

Article 10 - Propriété intellectuelle

Le logiciel Mammouth, son code source, son interface et sa documentation sont la propriété exclusive de Mammouth Vet. L'abonnement confère uniquement un droit d'utilisation non exclusif et non transférable.

Les données saisies par le client restent sa propriété exclusive.

Le client s'interdit de copier, reproduire, modifier, décompiler, désassembler ou procéder à la rétro-ingénierie du logiciel, en tout ou en partie. Il s'interdit également de créer un produit ou service concurrent basé sur le logiciel Mammouth ou d'en extraire le code source. Toute violation de cette clause pourra entraîner la résiliation immédiate de l'abonnement, sans préjudice de dommages et intérêts.

Article 11 - Protection des données

Le traitement des données personnelles est régi par notre Politique de confidentialité et le DPA (Sous-traitance). Mammouth Vet agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD pour les données patients saisies par le client.

Article 12 - Limitation de responsabilité

• Mammouth Vet ne peut être tenu responsable des dommages indirects (perte de clientèle, perte de données due à une mauvaise manipulation du client, etc.)
• La responsabilité totale est limitée au montant des sommes versées par le client au cours des 12 derniers mois
• Le client reste seul responsable des décisions médicales prises à l'aide du logiciel, y compris les suggestions de l'assistant IA

Article 13 - Force majeure

Aucune des parties ne sera responsable d'un manquement à ses obligations contractuelles en cas de force majeure (catastrophe naturelle, guerre, pandémie, panne généralisée d'Internet, etc.).

Article 14 - Réclamations

Pour toute réclamation :

• Email : contact@mammouthvet.be
• Courrier : Mammouth Vet, Voie des Ardennais 24, 4877 Olne, Belgique

Nous nous engageons à accuser réception sous 5 jours ouvrés et à apporter une réponse dans les meilleurs délais.

Article 15 - Cession du contrat

Le Prestataire se réserve le droit de céder le présent contrat à un tiers (notamment en cas de transmission d'entreprise), sous réserve d'en informer le Client par écrit au moins 30 jours à l'avance. Le Client pourra résilier sans pénalité dans ce délai s'il s'oppose à la cession.

Le Client peut demander le transfert de son abonnement à un repreneur de son cabinet vétérinaire, sous réserve de l'accord préalable du Prestataire et de la régularisation des éventuels impayés.

Article 16 - Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit belge.

En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable. À défaut, les tribunaux de l'arrondissement de Liège seront seuls compétents.

Article 17 - Modification des CGV

Mammouth Vet se réserve le droit de modifier les présentes CGV. Les modifications seront notifiées par email et entreront en vigueur 30 jours après notification. L'utilisation continue du service vaut acceptation des nouvelles conditions.