Changer de logiciel vétérinaire en Belgique : le guide complet

Commencez par votre préavis, pas par les logiciels

La plupart des logiciels vétérinaires se vendent par abonnement annuel à reconduction tacite : sans démarche de votre part, il repart pour un an. La résiliation suppose un préavis, le plus souvent de 1 à 3 mois avant l'échéance.

C'est le piège le plus coûteux du changement de logiciel : on décide en décembre, et on découvre qu'il fallait agir en septembre.

Ce que vous pouvez faire en cinq minutes, aujourd'hui : ouvrez vos conditions générales, cherchez le mot « préavis », notez la date limite dans votre agenda. Même si vous ne changez pas cette année, vous saurez.

Vos données vous appartiennent

Les données de votre patientèle sont les vôtres, pas celles de votre éditeur. Le RGPD ouvre un droit à la portabilité : votre fournisseur ne peut pas s'opposer à ce que vous récupériez vos fiches clients, vos fiches animaux, vos historiques de consultation, vos rappels de vaccination et votre historique de facturation.

Ce droit existe indépendamment de ce que prévoit votre contrat.

Ce qui s'exporte bien, et ce qui s'exporte mal

S'exportent sans difficulté particulière :

• les fiches clients et les fiches animaux
• l'historique des consultations
• les factures et l'historique de facturation
• les rappels de vaccination
• le registre des médicaments

S'exporte mal : l'état des stocks en temps réel. Il est rarement transférable d'un logiciel à l'autre et demande le plus souvent un inventaire manuel au moment de la bascule. Prévoyez-le : ce n'est pas une mauvaise surprise si c'est anticipé.

Formats habituels : CSV, XML, ou une sauvegarde SQL brute. Demandez un export COMPLET, pas un extrait.

L'export est-il payant ?

Cela dépend de l'éditeur. Certains l'incluent, d'autres le facturent, parfois au-delà d'une première extraction offerte. Posez la question par écrit avant de vous engager — c'est une information qui devrait figurer dans les conditions générales, et son absence est en elle-même une réponse.

Le bon calendrier d'une migration

1. 3 à 4 mois avant l'échéance — relisez vos conditions générales, repérez la date de préavis.
2. 2 à 3 mois avant — demandez l'export de vos données, et testez les logiciels candidats.
3. 1 à 2 mois avant — envoyez la résiliation, par le canal prévu au contrat.
4. 2 à 4 semaines avant la bascule — reprise des données, vérification, formation de l'équipe.
5. Le jour J — inventaire des stocks, et démarrage.

Les cinq questions à poser à un éditeur avant de signer

1. Quelle est la durée exacte de mon préavis, et par quel canal dois-je résilier ?
2. Puis-je exporter l'intégralité de mes données, quand je veux, et à quel prix ?
3. Combien de temps mes données restent-elles accessibles après la résiliation ?
4. Qui réalise la reprise depuis mon logiciel actuel, en combien de temps, et à quel coût ?
5. Puis-je tester le logiciel avec mes propres données avant de décider ?

Checklist à imprimer

• Date d'échéance de mon abonnement actuel
• Durée de préavis, et date limite de résiliation
• Coût de l'export chez mon éditeur actuel
• Export complet demandé et reçu
• Logiciel candidat testé sur mes vraies données
• Date d'inventaire des stocks planifiée
• Équipe prévenue et formée
• Résiliation envoyée, avec preuve d'envoi