Van dierenartsensoftware veranderen in België: de volledige gids

Begin bij uw opzegtermijn, niet bij de software

De meeste dierenartsensoftware wordt verkocht via een jaarabonnement met stilzwijgende verlenging: zonder actie van uw kant loopt het nog een jaar door. Opzeggen vereist een opzegtermijn, meestal van 1 tot 3 maanden vóór de vervaldatum.

Dit is de duurste valkuil bij het veranderen van software: u beslist in december, en ontdekt dat u in september had moeten handelen.

Wat u vandaag in vijf minuten kunt doen: open uw algemene voorwaarden, zoek het woord « opzegtermijn », noteer de uiterste datum in uw agenda. Ook als u dit jaar niet verandert, weet u het dan.

Uw gegevens zijn van u

De gegevens van uw cliënteel zijn van u, niet van uw softwareleverancier. De AVG geeft u een recht op overdraagbaarheid: uw leverancier kan zich er niet tegen verzetten dat u uw klantendossiers, uw dierendossiers, uw consulthistoriek, uw vaccinatieherinneringen en uw facturatiehistoriek terugkrijgt.

Dit recht bestaat los van wat uw contract bepaalt.

Wat goed te exporteren is, en wat slecht

Zonder bijzondere moeilijkheden te exporteren zijn:

• de klantendossiers en de dierendossiers
• de consulthistoriek
• de facturen en de facturatiehistoriek
• de vaccinatieherinneringen
• het medicatieregister

Slecht te exporteren: de voorraadstand in real time. Die is zelden overdraagbaar van de ene software naar de andere en vraagt meestal een manuele inventaris op het moment van de overstap. Voorzie dit: het is geen slechte verrassing als u het vooraf inplant.

Gebruikelijke formaten: CSV, XML, of een ruwe SQL-back-up. Vraag een VOLLEDIGE export, geen uittreksel.

Is de export betalend?

Dat hangt af van de leverancier. Sommigen nemen hem op in het abonnement, anderen rekenen hem aan, soms na een eerste gratis extractie. Stel de vraag schriftelijk voordat u zich verbindt — het is een informatie die in de algemene voorwaarden hoort te staan, en de afwezigheid ervan is op zich al een antwoord.

De juiste planning voor een migratie

1. 3 tot 4 maanden vóór de vervaldatum — herlees uw algemene voorwaarden, noteer de datum van de opzegtermijn.
2. 2 tot 3 maanden vóór — vraag de export van uw gegevens aan, en test de kandidaat-software.
3. 1 tot 2 maanden vóór — stuur de opzegging, via het in het contract voorziene kanaal.
4. 2 tot 4 weken vóór de overstap — overname van de gegevens, controle, opleiding van het team.
5. D-day — voorraadinventaris, en opstart.

De vijf vragen die u een leverancier stelt vóór u tekent

1. Wat is de exacte duur van mijn opzegtermijn, en via welk kanaal moet ik opzeggen?
2. Kan ik al mijn gegevens exporteren, wanneer ik wil, en tegen welke prijs?
3. Hoelang blijven mijn gegevens toegankelijk na de opzegging?
4. Wie voert de overname vanuit mijn huidige software uit, in hoeveel tijd, en tegen welke kost?
5. Kan ik de software testen met mijn eigen gegevens voordat ik beslis?

Checklist om af te drukken

• Vervaldatum van mijn huidige abonnement
• Duur van de opzegtermijn, en uiterste datum om op te zeggen
• Kost van de export bij mijn huidige leverancier
• Volledige export aangevraagd en ontvangen
• Kandidaat-software getest op mijn echte gegevens
• Datum van de voorraadinventaris gepland
• Team verwittigd en opgeleid
• Opzegging verstuurd, met bewijs van verzending