Algemene verkoopvoorwaarden

Deze pagina is een vertaling ter informatie. In geval van verschil of betwisting is de Franse versie bepalend.

Artikel 1 - Voorwerp en toepassingsgebied

⚠️ Dienst uitsluitend bestemd voor professionals (B2B)

De software Mammouth is een professionele dienst die uitsluitend bestemd is voor dierenartsen, dierenartsenklinieken en ondernemingen uit de diergeneeskundige sector. Door op deze dienst in te tekenen, verklaart de klant te handelen in het kader van zijn beroepsactiviteit en niet als consument in de zin van het Belgische Wetboek van economisch recht.

Deze Algemene verkoopvoorwaarden (AVV) regelen de contractuele relatie tussen:

De dienstverlener: Sébastien Rogister, handelend onder de handelsnaam "Mammouth" / "Mammouth Vet", met zetel te Voie des Ardennais 24, 4877 Olne, België.
De klant: Elke professional uit de diergeneeskunde (natuurlijke persoon of rechtspersoon) die in het kader van zijn beroepsactiviteit een abonnement op de software Mammouth afsluit.

Elke inschrijving op onze diensten houdt de onvoorwaardelijke aanvaarding van deze AVV in. Deze voorwaarden zijn van toepassing met uitsluiting van elke andere voorwaarde, met name die van de klant.

Artikel 2 - Beschrijving van de dienst

Mammouth is een software voor diergeneeskundig beheer die wordt aangeboden als SaaS (Software as a Service) en toegankelijk is via een webbrowser. De dienst omvat:

Beheer van patiëntendossiers en eigenaars
Agenda en afspraken
Facturatie en boekhouding
Voorraadbeheer met FIFO-traceerbaarheid
Elektronische facturatie via Peppol (optioneel)
Updates inbegrepen (verbeteringen, prestatieverbeteringen en evoluties van bestaande functionaliteiten). Volledig nieuwe modules of diensten kunnen als betalende optie worden aangeboden
Technische support per e-mail, telefoon en WhatsApp (ma-vr 9u-17u)

De dienstverlener behoudt zich het recht voor de functionaliteiten van de software te laten evolueren, met inbegrip van het vervangen of schrappen van bepaalde functies, mits de klanten daarvan met een redelijke opzegtermijn van 30 dagen op de hoogte worden gebracht.

Artikel 3 - Prijzen en betalingsmodaliteiten

3.1 Tarieven

Btw niet van toepassing, artikel 56bis van het Btw-Wetboek. De getoonde prijzen zijn netto: het vermelde bedrag is het uiteindelijk te betalen bedrag.

Formule	Prijs	Facturatiecyclus
Maandabonnement (per dierenarts)	€ 86/maand netto	Maandelijkse facturatie — zonder verbintenis
Jaarabonnement (per dierenarts)	€ 780/jaar netto Lanceringsaanbod tot 31/12/2026 — standaardtarief: € 900/jaar	Jaarlijkse facturatie op de verjaardatum

3.2 Bijkomende opties

Optie	Prijs	Facturatie
Peppol Essentiel — 120 uitgaande facturen, daarna € 0,20 per factuur	€ 36/jaar excl. btw	Jaarlijks
Peppol Plus — 360 uitgaande facturen, daarna € 0,15 per factuur	€ 72/jaar excl. btw	Jaarlijks
Peppol Maxi — volledige Peppol: eigen individuele Peppol-account, tot 600 uitgaande facturen en onbeperkte ontvangst	€ 120/jaar excl. btw	Jaarlijks
Online afspraken boeken — website inbegrepen	€ 20/maand	Maandelijks
Online afspraken boeken op de bestaande website van de klant	€ 20/maand	Maandelijks
Website alleen, zonder online afspraken boeken	Op offerte	Volgens offerte
Sms-tegoed 100 — vaccinatieherinneringen & afspraken	€ 15	Vooruitbetaald (eenmalige betaling)
Sms-tegoed 500 — vaccinatieherinneringen & afspraken	€ 65	Vooruitbetaald (eenmalige betaling)
Sms-tegoed 1.000 — vaccinatieherinneringen & afspraken	€ 125	Vooruitbetaald (eenmalige betaling)
Sms-tegoed 1.500 — vaccinatieherinneringen & afspraken	€ 180	Vooruitbetaald (eenmalige betaling)
AI-assistent voor dierenartsen — hulp bij diagnose	vanaf € 50	Vooruitbetaald tegoed (herlading)

Sms-tegoeden hebben geen vervaldatum: ze blijven bruikbaar zolang het klantenaccount actief is. AI-tegoeden zijn 12 maanden geldig vanaf de aankoopdatum. Ongebruikte tegoeden bij opzegging van het abonnement worden niet terugbetaald.

Aanrekening van de sms-tegoeden

Een bericht van maximaal 160 tekens verbruikt 1 tegoedeenheid. Daarboven wordt voor elke begonnen schijf van 160 tekens een extra tegoedeenheid aangerekend.
Het gebruik van tekens die niet door het standaardalfabet van sms worden ondersteund — met name accent circonflexe en trema (ê, î, ô, û, ë, ï) en emoji's — verlaagt deze limiet tot 70 tekens per tegoedeenheid. De tekens é, è, à, ù en ç hebben dit effect niet.
De aanrekening wordt uitgevoerd door de technische operator en is bindend. Het resterende saldo kan op elk ogenblik in de software worden geraadpleegd.
De tegoeden zijn niet terugbetaalbaar, niet inwisselbaar tegen geld en niet overdraagbaar naar een andere praktijk of een andere installatie.

Verzending van de sms'en

De verzending berust op de netwerken van de telefoonoperatoren. De dienstverlener heeft een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis: de daadwerkelijke aflevering van een bericht kan niet worden gegarandeerd (ongeldig nummer, toestel uitgeschakeld, buiten bereik, weigering door de operator, ontvanger in het buitenland).
Een verbruikte tegoedeenheid wordt niet teruggegeven wanneer het bericht aan de operator werd doorgegeven maar niet kon worden afgeleverd.
De sms'en worden verzonden onder een afzendernaam (3 tot 11 tekens) die overeenstemt met de naam van de praktijk. De ontvangers kunnen niet op deze berichten antwoorden.
Wanneer het saldo nul bereikt, worden de verzendingen automatisch onderbroken. In de software verschijnt dan een bericht, maar het komt de klant toe er zelf voor te zorgen dat hij over een voldoende saldo beschikt. De dienstverlener kan niet aansprakelijk worden gesteld voor een herinnering die niet is verzonden wegens een uitgeput saldo.

Toegelaten gebruik van sms

De sms-tegoeden worden uitsluitend voor medisch gebruik en dienstverlening geleverd. De klant verbindt zich ertoe ze enkel te gebruiken om zijn eigen klanten vaccinatieherinneringen, afspraakherinneringen en -bevestigingen en informatie over de medische opvolging te sturen.

De klant onthoudt zich bijgevolg van:

elk bericht met een reclame- of promotioneel karakter (commerciële aanbiedingen, kortingen, productpromoties), dat onder artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht zou vallen en de voorafgaande toestemming van de ontvanger zou vereisen;
elke verzending aan personen die niet zijn eigen klanten zijn, met name op basis van bestanden die van derden zijn verkregen;
elk gebruik van de tegoeden voor rekening van een derde;
het voortzetten van de verzendingen aan een eigenaar die heeft gevraagd niet meer te worden gecontacteerd, overeenkomstig zijn recht van bezwaar (artikel 21 van de AVG).

Deze bepalingen vormen de gedocumenteerde instructies van de klant in de zin van artikel 28 van de AVG. De klant is als enige verantwoordelijk voor de inhoud van de berichten die vanuit zijn account worden verzonden en voor de rechtmatigheid van de verzending. Hij vrijwaart de dienstverlener tegen elke vordering, rechtsvordering, administratieve sanctie of veroordeling die uitgaat van een derde of van een toezichthoudende autoriteit en voortvloeit uit een gebruik dat niet in overeenstemming is met dit artikel, en betaalt hem de in dit kader gemaakte kosten terug, met inbegrip van de verdedigingskosten.

De dienstverlener behoudt zich het recht voor de verzending van sms'en vanaf het account van een klant onverwijld te schorsen in geval van kennelijk niet aan dit artikel beantwoordend gebruik of van een klacht van de technische operator, teneinde de continuïteit van de dienstverlening aan de andere klanten te vrijwaren. Deze schorsing betreft enkel de sms-verzendfunctie, de rest van de software blijft toegankelijk, en geeft geen aanleiding tot terugbetaling van de tegoeden.

3.3 Aanbod voor pas afgestudeerden

🎓 Aanbod voorbehouden aan dierenartsen die hun eerste praktijk oprichten (oprichting minder dan 20 maanden geleden, op voorlegging van een bewijsstuk).

Formule	Standaardtarief	Tarief pas afgestudeerden	Duur van het aanbod
Jaarabonnement (per dierenarts)	~~€ 900/jaar~~	€ 450/jaar (-50%)	24 maanden
Website (zonder online afspraken boeken)	Op offerte	Gratis	24 maanden
Online afspraken boeken	€ 20/maand	€ 20/maand	—

Het aanbod voor pas afgestudeerden is enkel beschikbaar met een jaarcontract. De korting van 50% geldt enkel op het basisabonnement per dierenarts. De opties (Peppol, sms, AI, bijkomende gebruikers) blijven tegen het normale tarief. De website is gratis gedurende de 24 maanden van het aanbod. Online afspraken boeken valt niet onder deze gratis periode: het blijft aangerekend aan € 20/maand, zoals voor elke klant. Na afloop van de promotieperiode van 24 maanden is automatisch het geldende standaardtarief van toepassing. De klant wordt hiervan ten minste 30 dagen voor het einde van de promotieperiode per e-mail op de hoogte gebracht.

3.4 Facturatie

Elektronische facturatie via Peppol

Overeenkomstig de toepasselijke Belgische regelgeving voor B2B-transacties worden de facturen bezorgd in de vorm van een gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. Een pdf- of papieren kopie kan op aanvraag worden verstrekt.

De factuur wordt uitgereikt aan het begin van elke facturatieperiode (maandelijks of jaarlijks naargelang de gekozen formule).

3.5 Betaalmiddelen

De betaling gebeurt via:

SEPA-overschrijving (hoofdbetaalmiddel)
SEPA-domiciliëring - op aanvraag

Bankgegevens

Rekeninghouder: Sébastien Rogister

IBAN: BE69 7320 8655 5878

BIC: CREGBEBB

Mededeling: Factuurnummer (verplicht)

3.6 Activering van de dienst

De toegang tot de software wordt geactiveerd:

Nieuwe inschrijving: binnen 24 werkuren na ontvangst van de betaling van de eerste factuur
Verlenging: automatisch als de betaling vóór de vervaldag is ontvangen

Bij niet-ontvangst van de betaling op de vervaldag is de herinneringsprocedure van Artikel 6 van toepassing.

De betalingen zijn verschuldigd binnen een termijn van 15 dagen (maandabonnement) of 30 dagen (jaarabonnement) vanaf de factuurdatum.

3.7 Migratie van gegevens vanuit een andere software

Gratis migratie tijdens het lanceringsaanbod.

De dienstverlener neemt de gegevens van de klant over vanuit zijn vorige diergeneeskundige software: klantenfiches, dieren, medische voorgeschiedenis, vaccinaties en facturen, binnen de grenzen van wat de oorspronkelijke software toelaat te exporteren.

Termijn: 24 u, zonder onderbreking van de activiteit. De klant blijft zijn oude software gebruiken tijdens de operatie.
Kostprijs: gratis gedurende de hele duur van het lanceringsaanbod.
Medewerking van de klant: de migratie veronderstelt dat de klant een export van zijn gegevens of een toegang verstrekt waarmee ze kunnen worden geëxtraheerd.

De dienstverlener controleert de samenhang van de gemigreerde gegevens. Hij kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gegevens die ontbreken, onvolledig of foutief zijn in de oorspronkelijke software.

Artikel 4 - Duur en verlenging

4.1 Maandabonnement

Zonder verbintenis. Het abonnement wordt gesloten voor een duur van één maand en wordt stilzwijgend elke maand verlengd op de verjaardag van de inschrijving.

4.2 Jaarabonnement

Het abonnement wordt gesloten voor een duur van één jaar en wordt stilzwijgend elk jaar verlengd op de verjaardag van de inschrijving.

Artikel 5 - Opzegging

5.1 Maandabonnement

Op elk ogenblik opzegbaar per e-mail aan contact@mammouthvet.be
De opzegging gaat in aan het einde van de lopende facturatieperiode
Geen boete of opzeggingskosten
Toegang behouden tot het einde van de betaalde periode

5.2 Jaarabonnement

Op elk ogenblik opzegbaar met uitwerking op de verjaardag
Het verzoek tot opzegging moet ten minste 30 dagen vóór de verlengingsdatum worden ingediend
Geen pro-ratateruggave voor de resterende periode
Toegang behouden tot het einde van de betaalde jaarperiode

5.3 Gevolgen van de opzegging

Bij het einde van het abonnement:

De toegang tot de software wordt gedeactiveerd
Uw gegevens blijven gedurende 90 dagen beschikbaar voor export
Na deze termijn worden de gegevens gewist overeenkomstig de AVG

Artikel 5bis - Tevredenheidsgarantie

30 dagen om Mammouth in reële omstandigheden te testen.

Voor het jaarabonnement beschikt de klant over 30 dagen vanaf de ingebruikname om de software te evalueren. Als de dienst hem niet bevalt, kan hij opzeggen en een volledige terugbetaling krijgen, zonder motivering.

Na deze termijn zijn de standaardvoorwaarden voor opzegging van toepassing (Artikel 5).

Artikel 6 - Betalingsachterstand en onbetaalde facturen

6.1 Herinneringsprocedure

Bij niet-betaling op de vervaldag wordt de volgende procedure toegepast:

Termijn	Actie
D+3	Eerste herinnering per e-mail of per brief
D+10	Tweede herinnering + waarschuwing voor dreigende schorsing
D+15	Schorsing van de toegang (alleen-lezenmodus: raadpleging van de gegevens zonder mogelijkheid tot invoer of facturatie)
D+30	Formele ingebrekestelling per e-mail of per aangetekende brief
D+60	Opzegging van het abonnement en kennisgeving van de verwijdering van de gegevens binnen 90 dagen

6.2 Schorsing van de toegang

Alleen-lezenmodus

Bij schorsing wegens onbetaalde facturen blijft de toegang tot de software behouden in alleen-lezenmodus: de klant kan zijn gegevens raadplegen en exporteren, maar kan geen nieuwe consulten meer invoeren noch facturen uitreiken. Deze maatregel strekt ertoe te vermijden dat de gegevens in gijzeling worden gehouden en beschermt tegelijk de dienstverlener.

De schorsing wordt opgeheven zodra de verschuldigde bedragen volledig zijn ontvangen.

6.3 Boetes voor laattijdige betaling (B2B)

Overeenkomstig de Belgische wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties is bij niet-betaling op de vervaldag het volgende verschuldigd:

Nalatigheidsinteresten: Wettelijke rentevoet die op handelstransacties in België van toepassing is, van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling berekend
Forfaitaire schadevergoeding: € 40 voor invorderingskosten (Artikel 6 van de wet van 2 augustus 2002)
Werkelijke invorderingskosten: Bij gerechtelijke invordering of invordering via een derde zijn de redelijkerwijs gemaakte kosten ten laste van de klant-schuldenaar

6.4 Bewaring en terugvordering van de gegevens na opzegging wegens onbetaalde facturen

Bewaring: 90 dagen na opzegging

Na opzegging wegens onbetaalde facturen (D+60) worden de gegevens van de klant gedurende 90 extra dagen bewaard. Tijdens deze periode:

Kan de klant zijn situatie regulariseren en de heractivering van zijn account vragen
Blijft export van de gegevens mogelijk op aanvraag bij support@mammouthvet.be

Na deze termijn van 90 dagen worden de gegevens definitief gewist overeenkomstig de AVG.

6.5 Heractivering na onbetaalde facturen

Heractivering van het account is op elk ogenblik mogelijk tijdens de bewaarperiode (90 dagen), onder voorbehoud van volledige betaling van:

De onbetaalde facturen
De nalatigheidsinteresten
De forfaitaire schadevergoeding van € 40
De eventuele gemaakte invorderingskosten

De heractivering is van kracht binnen 24 werkuren na ontvangst van de volledige betaling.

Artikel 7 - Wijziging van de tarieven

Opzegtermijn van minimaal 30 dagen.

Bij een tariefwijziging wordt de klant ten minste 30 dagen vóór de inwerkingtreding van de nieuwe tarieven per e-mail op de hoogte gebracht.

De klant heeft het recht zijn abonnement op te zeggen vóór de toepassing van het nieuwe tarief, zonder boete.

Het nieuwe tarief is enkel van toepassing vanaf de volgende verlenging.

Artikel 8 - Verplichtingen van de dienstverlener

Mammouth Vet verbindt zich ertoe:

Toegang tot de software te verlenen 24 uur op 24, 7 dagen op 7 (behoudens geplande onderhoudswerken)
Een beschikbaarheid van 99,5% op jaarbasis na te streven
Dagelijkse back-ups van de gegevens uit te voeren
Per praktijk 1 TB opslagruimte inbegrepen te verstrekken. Daarboven kan een toeslag op offerte worden aangerekend
De klanten van geplande onderhoudswerken op de hoogte te brengen met een redelijke opzegtermijn
Technische support te verlenen per e-mail, telefoon en WhatsApp (ma-vr 9u-17u) zo snel mogelijk, doorgaans binnen 48 werkuren. De support omvat bijstand bij het gebruik van de software en het oplossen van storingen. Aanvragen voor geavanceerde begeleiding of vakinhoudelijk advies vallen onder aanvullende opleiding
De vertrouwelijkheid van de gegevens te handhaven overeenkomstig de AVG
Een initiële opleiding te verstrekken die in het abonnement is inbegrepen (tot 2 uur). Elke bijkomende opleiding daarboven wordt aangerekend aan € 50/u (via videoconferentie). Bij verplaatsing ter plaatse worden bijkomend verplaatsingskosten aangerekend

Artikel 9 - Verplichtingen van de klant

De klant verbindt zich ertoe:

Elke persoon die bevoegd is om diergeneeskundige handelingen te verrichten of voorschriften te ondertekenen in de software, als "dierenarts" aan te geven. In geval van twijfel kan het aantal aangegeven dierenartsen in onderling overleg tussen de partijen worden gecontroleerd
Bij de inschrijving juiste informatie te verstrekken
De vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens te handhaven
De dienst te gebruiken overeenkomstig zijn professionele bestemming
Niet te trachten de beveiligingsmaatregelen te omzeilen
De wetgeving na te leven die van toepassing is op zijn diergeneeskundige activiteit
De facturen binnen de overeengekomen termijnen te betalen

Artikel 10 - Intellectuele eigendom

De software Mammouth, de broncode, de interface en de documentatie ervan zijn de exclusieve eigendom van Mammouth Vet. Het abonnement verleent enkel een niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht.

De door de klant ingevoerde gegevens blijven zijn exclusieve eigendom.

De klant onthoudt zich van het kopiëren, reproduceren, wijzigen, decompileren, disassembleren of reverse-engineeren van de software, geheel of gedeeltelijk. Hij onthoudt zich er eveneens van een concurrerend product of concurrerende dienst te creëren op basis van de software Mammouth of de broncode ervan te extraheren. Elke schending van deze clausule kan leiden tot de onmiddellijke opzegging van het abonnement, onverminderd schadevergoeding.

Artikel 11 - Gegevensbescherming

De verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld door ons Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst (DPA). Mammouth Vet treedt op als verwerker in de zin van de AVG voor de patiëntgegevens die door de klant worden ingevoerd.

Artikel 12 - Beperking van aansprakelijkheid

Mammouth Vet kan niet aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade (verlies van cliënteel, gegevensverlies door een verkeerde handeling van de klant, enz.)
De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de door de klant betaalde sommen in de voorbije 12 maanden
De klant blijft als enige verantwoordelijk voor de medische beslissingen die met behulp van de software worden genomen, met inbegrip van de suggesties van de AI-assistent

Artikel 13 - Overmacht

Geen van de partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming in haar contractuele verplichtingen in geval van overmacht (natuurramp, oorlog, pandemie, algemene internetstoring, enz.).

Artikel 14 - Klachten

Voor elke klacht:

E-mail: contact@mammouthvet.be
Post: Mammouth Vet, Voie des Ardennais 24, 4877 Olne, België

Wij verbinden ons ertoe binnen 5 werkdagen de ontvangst te bevestigen en zo snel mogelijk een antwoord te geven.

Artikel 15 - Overdracht van het contract

De dienstverlener behoudt zich het recht voor dit contract over te dragen aan een derde (met name bij overdracht van de onderneming), mits de klant daarvan ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk op de hoogte wordt gebracht. De klant kan binnen deze termijn zonder boete opzeggen indien hij zich tegen de overdracht verzet.

De klant kan vragen zijn abonnement over te dragen aan een overnemer van zijn dierenartspraktijk, onder voorbehoud van het voorafgaand akkoord van de dienstverlener en van de regularisatie van eventuele onbetaalde facturen.

Artikel 16 - Toepasselijk recht en geschillen

Deze AVV worden beheerst door het Belgische recht.

In geval van geschil verbinden de partijen zich ertoe een minnelijke oplossing na te streven. Bij gebreke daarvan zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Luik bevoegd.

Artikel 17 - Wijziging van de AVV

Mammouth Vet behoudt zich het recht voor deze AVV te wijzigen. De wijzigingen worden per e-mail meegedeeld en treden in werking 30 dagen na de kennisgeving. Het voortgezet gebruik van de dienst geldt als aanvaarding van de nieuwe voorwaarden.