Verwerkersovereenkomst (DPA)
De verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 van de AVG, tussen uw praktijk (verwerkingsverantwoordelijke) en Mammouth.
Deze pagina is een vertaling ter informatie. In geval van verschil of betwisting is de Franse versie bepalend.
Data Processing Agreement - Artikel 28 AVG
Laatst bijgewerkt: 18 maart 2026
Contractueel document
Deze Verwerkersovereenkomst (« DPA ») maakt integraal deel uit van de Algemene Verkoopvoorwaarden en is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens die Mammouth Vet voor rekening van de Klant uitvoert in het kader van het gebruik van de Mammouth-software.
Artikel 1 - Definities
- « Verwerkingsverantwoordelijke »: de Klant (dierenartspraktijk, kliniek) die het doel en de middelen van de verwerking van de gegevens van zijn eigen klanten (eigenaars van dieren) bepaalt.
- « Verwerker »: Mammouth Vet (Sébastien Rogister), die persoonsgegevens verwerkt voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke.
- « Persoonsgegevens »: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
- « Verwerking »: elke bewerking met betrekking tot persoonsgegevens (verzameling, registratie, opslag, wijziging, raadpleging, enz.).
- « Subverwerker »: elke verwerker die door de Verwerker wordt ingeschakeld om specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren.
Artikel 2 - Voorwerp en duur van de verwerking
2.1 Voorwerp
Deze DPA heeft tot doel de voorwaarden vast te leggen waaronder de Verwerker zich ertoe verbindt om, voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, de verwerkingen van persoonsgegevens uit te voeren die nodig zijn voor de levering van de Mammouth-dienst.
2.2 Duur
Deze DPA gaat in op de datum van inschrijving op de Mammouth-dienst en blijft van kracht gedurende de volledige duur van het abonnement, alsook gedurende de bewaartermijn van de gegevens na opzegging (90 dagen).
Artikel 3 - Aard en doel van de verwerking
Exclusief doel
De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt om de Klant in staat te stellen de Mammouth-software te gebruiken in het kader van zijn diergeneeskundige activiteit.
De verwerkingen omvatten:
- Beveiligde hosting en opslag van de gegevens
- Back-up en herstel van de gegevens
- Beschikbaarstelling via een beveiligde webinterface
- Technisch onderhoud en updates
- Technische ondersteuning (beperkte toegang tot de gegevens op uitdrukkelijk verzoek)
Artikel 4 - Categorieën van verwerkte gegevens
| Categorie | Soorten gegevens | Betrokkenen |
|---|---|---|
| Identificatiegegevens | Naam, voornaam, adres, telefoon, e-mail | Eigenaars van dieren (klanten van de dierenarts) |
| Facturatiegegevens | Factuurhistoriek, betaalmethodes | Eigenaars van dieren |
| Gegevens van de dieren | Naam, soort, ras, leeftijd, medische voorgeschiedenis | Dieren (gekoppeld aan de eigenaars) |
| Diergeneeskundige medische gegevens | Consulten, diagnoses, behandelingen, vaccins | Dieren |
| Gebruiksgegevens | Aanmeldlogs, acties in de software | Gebruikers van de software (dierenartsen, assistenten) |
Artikel 5 - Verplichtingen van de Verwerker
Mammouth Vet verbindt zich ertoe:
5.1 Gedocumenteerde instructies
- Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op gedocumenteerde instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke
- De Verantwoordelijke onmiddellijk te informeren indien een instructie een inbreuk op de AVG vormt
5.2 Vertrouwelijkheid
- Te waarborgen dat de personen die gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken, gebonden zijn door een geheimhoudingsplicht
- De toegang tot de gegevens te beperken tot de personen die er nood aan hebben
5.3 Beveiligingsmaatregelen
Technische en organisatorische maatregelen
- Versleuteling van de gegevens tijdens het transport (TLS 1.3) en in rust (AES-256)
- Dagelijkse versleutelde back-ups met een bewaartermijn van 30 dagen
- Hosting in gecertificeerde datacenters (OVH, Frankrijk/EU)
- Sterke authenticatie en toegangsbeheer
- Firewalls en inbraakdetectiesystemen
- Regelmatige beveiligingsupdates
- Logging van toegangen en acties
5.4 Onderaanneming (subverwerkers)
- Geen subverwerker aan te werven zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verantwoordelijke
- Aan de subverwerkers dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen
- De Verantwoordelijke te informeren over elke wijziging van subverwerker met een opzegtermijn van 30 dagen
5.5 Bijstand aan de Verantwoordelijke
- De Verantwoordelijke te helpen bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen
- De Verantwoordelijke bij te staan om de naleving van de verplichtingen inzake beveiliging, melding van inbreuken en effectbeoordelingen te waarborgen
5.6 Einde van de verwerking
- Bij het einde van het abonnement de export van de gegevens gedurende 90 dagen mogelijk te maken
- De gegevens na deze termijn definitief te wissen, behoudens wettelijke bewaarplicht
- Op verzoek een attest van verwijdering te bezorgen
5.7 Audits
- Aan de Verantwoordelijke de nodige informatie ter beschikking te stellen om de naleving van de AVG-verplichtingen aan te tonen
- Het uitvoeren van audits toe te staan (met redelijke opzegtermijn en met inachtneming van de vertrouwelijkheid van de andere klanten)
Artikel 6 - Melding van datalekken
Meldingstermijn: 48 uur
In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens verbindt de Verwerker zich ertoe de Verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 48 uur na kennisname van de inbreuk daarvan op de hoogte te brengen.
De melding omvat:
- De aard van de inbreuk (categorieën en aantal betrokken personen/registraties)
- De naam en de contactgegevens van het contactpunt
- De waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk
- De genomen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk aan te pakken
Artikel 7 - Subverwerkers
De Verantwoordelijke machtigt de Verwerker om een beroep te doen op de volgende subverwerkers:
| Subverwerker | Dienst | Locatie | Betrokken gegevens |
|---|---|---|---|
| OVH SAS | Hosting van de infrastructuur | Frankrijk (EU) | Alle gegevens |
| SMSPartner | Verzending van sms-berichten (vaccinatie- en afspraakherinneringen) | Frankrijk (EU) | Telefoonnummer van de eigenaar, inhoud van het bericht, verzenddatum |
| Gecertificeerd toegangspunt tot het Peppol-netwerk | Verzending van Peppol-facturen | België (EU) | Facturatiegegevens |
| OpenRouter (via Mistral AI) | AI-assistent voor dierenartsen | Europese Unie | Geanonimiseerde consultgegevens |
Verzending van e-mails. De uitgaande e-mails (herinneringen, facturen, verslagen) worden verzonden via de mailserver die de Verantwoordelijke zelf heeft gekozen en ingesteld in de software. De gekozen e-mailprovider is dus geen subverwerker van de Verwerker: hij valt onder de keuze en de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke, die moet nagaan of hij de door de AVG vereiste waarborgen biedt. De Verwerker bewaart de aanmeldgegevens in versleutelde vorm en gebruikt ze enkel voor de verzending die de Verantwoordelijke vraagt.
Sms-tegoed. De Verwerker beschikt over een hoofdaccount bij SMSPartner en opent een specifiek subaccount voor elke praktijk, afgescheiden van de andere. De doorgegeven gegevens blijven beperkt tot wat nodig is voor de verzending van het bericht. De toegangssleutel van het subaccount wordt versleuteld bewaard aan serverzijde en is voor geen enkele gebruiker toegankelijk.
De Verantwoordelijke wordt op de hoogte gebracht van elke wijziging met betrekking tot de toevoeging of vervanging van subverwerkers, met een opzegtermijn van 30 dagen waarbinnen hij bezwaar kan maken.
Artikel 8 - Doorgifte van gegevens buiten de EU
De Verwerker verbindt zich ertoe:
- De voorkeur te geven aan subverwerkers die in de Europese Unie gevestigd zijn
- Bij doorgifte buiten de EU ervoor te zorgen dat passende waarborgen aanwezig zijn (adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie)
- De Verantwoordelijke te informeren over elke doorgifte buiten de EU en over de ingevoerde waarborgen
Artikel 9 - Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke
De Verwerkingsverantwoordelijke (Klant) verbindt zich ertoe:
- De toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming na te leven
- Rechtmatige instructies te geven aan de Verwerker
- Zijn eigen klanten (eigenaars van dieren) te informeren over de verwerking van hun gegevens
- Ervoor te zorgen dat hij over een geldige rechtsgrond beschikt voor elke sms of e-mail aan zijn eigen klanten, en hun voorafgaande toestemming te verkrijgen wanneer de regelgeving dit vereist (met name voor elk bericht van promotionele aard, in de zin van artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht)
- De verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen te beantwoorden
Artikel 10 - Aansprakelijkheid
Elke partij is aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door een verwerking die de AVG of de instructies van de andere partij niet naleeft.
De aansprakelijkheid van de Verwerker is beperkt overeenkomstig de bepalingen van de Algemene Verkoopvoorwaarden.
Artikel 11 - Contact
Contactpunt gegevensbescherming
E-mail: privacy@mammouthvet.be
Post: Mammouth Vet - Gegevensbescherming
Voie des Ardennais 24, 4877 Olne, België
Artikel 12 - Toepasselijk recht
Deze DPA is onderworpen aan het Belgisch recht en aan Verordening (EU) 2016/679 (AVG).
In geval van een geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Luik bevoegd.
Deze DPA wordt automatisch aanvaard bij de inschrijving op de Mammouth-dienst.
Voor elke vraag kunt u contact opnemen met privacy@mammouthvet.be.