Privacybeleid

De bescherming van uw persoonsgegevens is een prioriteit voor Mammouth Vet. Dit beleid informeert u over de wijze waarop wij uw gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wetgeving.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

2. Verzamelde gegevens

2.1 Via het contactformulier (website)

Gegeven	Doeleinde	Rechtsgrond
Naam	Identificatie, personalisering van de communicatie	Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG)
Naam van de praktijk/kliniek	Kwalificatie van de prospect, voorbereiding van de demo	Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG)
Professioneel e-mailadres	Beantwoording van de aanvraag, commerciële opvolging	Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG)
Bericht	Begrip van de aanvraag	Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b AVG)

2.2 Via het gebruik van de software (abonnees)

Als verwerker in de zin van de AVG verwerken wij de gegevens die onze klanten invoeren in het kader van hun veterinaire activiteit:

• Gegevens van diereigenaars (klanten van onze klanten)
• Gegevens van de dieren (medische dossiers)
• Facturatiegegevens

De dierenarts-gebruiker blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens.

3. Doeleinden van de verwerking

• Beantwoording van contactaanvragen en demonstraties - Rechtsgrond: precontractuele maatregelen
• Commerciële opvolging en prospectie - Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (toezending van relevante informatie aan professionals die interesse hebben getoond)
• Beheer van abonnementen en facturatie - Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst
• Technische support - Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst
• Verbetering van onze diensten - Rechtsgrond : gerechtvaardigd belang

4. Bewaartermijn

Type gegevens	Bewaartermijn
Contactaanvragen (prospecten)	Maximaal 24 maanden na het laatste contact, behoudens verzet
Klantgegevens (actieve abonnees)	Duur van de contractuele relatie + 10 jaar (wettelijke boekhoudkundige verplichtingen)
Klantgegevens (na opzegging)	90 dagen voor export, daarna verwijdering (behoudens wettelijke verplichtingen)
Facturen en boekhoudkundige gegevens	10 jaar (Belgische wettelijke verplichting)
Technische logs van de website (IP-adres, geraadpleegde pagina's, browser, tijdstempel)	120 dagen, daarna automatische verwijdering

5. Ontvangers van de gegevens

Uw gegevens kunnen worden gedeeld met:

5.1 Technische verwerkers

Dienstverlener	Dienst	Locatie
OVH SAS	Hosting van servers	Frankrijk (EU)
Google Ireland Ltd	Bezoekersmeting van de website (Google Analytics 4, uitsluitend na toestemming)	Ierland (EU), doorgiften buiten de EU omkaderd (standaard contractuele bepalingen)
Meta Platforms Ireland Ltd	Meting van de advertentie-effectiviteit en retargeting op Facebook en Instagram (Meta-pixel, uitsluitend na toestemming)	Ierland (EU), doorgiften buiten de EU omkaderd (standaard contractuele bepalingen en EU-US Data Privacy Framework)
Aan te vullen	Verzending van transactionele e-mails	Te preciseren
Gecertificeerd toegangspunt tot het Peppol-netwerk (bij Peppol-optie)	Verzending van Peppol-facturen	België (EU)
SMSPartner	Verzending van sms (herinneringen)	Frankrijk (EU)
OpenRouter (via Mistral AI)	Veterinaire AI-assistent	Europese Unie

Al onze verwerkers zijn onderworpen aan contractuele verplichtingen conform de AVG (verwerkersbepalingen art. 28).

5.2 Andere ontvangers

• Belgische belastingautoriteiten (wettelijke verplichtingen)
• Gerechtelijke autoriteiten (uitsluitend op wettelijk bevel)

6. Doorgiften buiten de EU

Wij geven de voorkeur aan Europese dienstverleners. Bij een doorgifte buiten de EU vergewissen wij ons ervan dat passende waarborgen aanwezig zijn (adequaatheidsbesluit, standaard contractuele bepalingen van de Europese Commissie).

7. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op inzage - Een kopie van uw persoonsgegevens verkrijgen
• Recht op rectificatie - Onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren
• Recht op gegevenswissing - De verwijdering van uw gegevens vragen (behoudens wettelijke verplichtingen)
• Recht op beperking - De verwerking tijdelijk beperken
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid - Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd formaat
• Recht van bezwaar - Bezwaar maken tegen de verwerking met het oog op prospectie
• Recht om uw toestemming in te trekken - Op elk ogenblik, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking

8. Klacht

Als u van oordeel bent dat uw rechten niet worden nageleefd, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

9. Beveiliging van de gegevens

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Versleuteling van gegevens tijdens verzending (HTTPS/TLS)
• Versleuteling van opgeslagen gegevens
• Dagelijkse versleutelde back-ups
• Beperkte toegang tot de gegevens (principe van de minste rechten)
• Sterke authenticatie
• Regelmatige update van de systemen
• Hosting in gecertificeerde datacenters (OVH)

10. Cookies

Deze website gebruikt Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) om het bezoek te meten, en de Meta-pixel (Meta Platforms Ireland Ltd) om de effectiviteit van onze advertenties te meten en u aangepaste inhoud voor te stellen op Facebook en Instagram. Deze cookies worden pas geplaatst na uw toestemming, verkregen via de banner die bij uw eerste bezoek wordt weergegeven (rechtsgrond: toestemming, art. 6.1.a AVG). Zolang u niet hebt aanvaard, wordt er geen enkele cookie voor bezoekersmeting of reclame geplaatst.

Cookie	Doeleinde	Duur
tarteaucitron	Onthoudt uw toestemmingskeuze (essentiële cookie, vrijgesteld van toestemming)	12 maanden
_ga, _ga_*	Bezoekersmeting Google Analytics (anonieme bezoekstatistieken)	24 maanden
_fbp	Meta-pixel: meting van de advertentie-effectiviteit en retargeting op Facebook en Instagram	3 maanden
_fbc	Meta-pixel: bewaart de advertentie waarlangs u op de website terechtkwam (enkel geplaatst als u via een Meta-advertentie komt)	3 maanden

U kunt uw toestemming op elk ogenblik intrekken of wijzigen via het pictogram linksonder op elke pagina of door hier te klikken.

Er kunnen ook cookies worden gebruikt die strikt noodzakelijk zijn voor de technische werking (sessiecookies); hiervoor is geen toestemming vereist.

11. Wijziging van dit beleid

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Bij een substantiële wijziging brengen wij u daarvan op de hoogte per e-mail (als u klant bent) of via een melding op de website.

De datum van de laatste update staat bovenaan dit document vermeld.

12. Contact

Voor elke vraag over dit beleid of over uw persoonsgegevens:

• E-mail: privacy@mammouthvet.be
• Post: Mammouth Vet - Gegevensbescherming, Voie des Ardennais 24, 4877 Olne, België